15+ συμβουλές Πώς να βελτιώσετε τις δεξιότητες επικοινωνίας

Η επικοινωνία περιλαμβάνει περισσότερα από την απλή ανταλλαγή πληροφοριών. Για να είστε αποτελεσματικός επικοινωνιακός, πρέπει να καταλάβετε το κοινό σας, να μετρήσετε τον τόνο και την ένταση, να παρακολουθήσετε τη γλώσσα του σώματός σας και να εφαρμόσετε κάποιες άλλες δεξιότητες επικοινωνίας. Αυτό το άρθρο εξηγεί όχι μόνο τι αποτελεί αποτελεσματική επικοινωνία, αλλά επίσης παρουσιάζει τις δεξιότητες που απαιτούνται για να είναι αποτελεσματικός επικοινωνιακός.

Πίνακας περιεχομένων

• 1 Βασικές αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας
  • 1.1 Προγραμματίστε και προετοιμάστε ό, τι πρόκειται να πείτε
  • 1.2 Γνωρίστε το κοινό σας
  • 1.3 Χρησιμοποιήστε αποτελεσματικά τη γλώσσα του σώματος
  • 1.4 Ρυθμίστε έναν καλό τόνο και ρυθμό ομιλίας
  • 1.5 Πρακτική
• 2 Δεξιότητες ακρόασης για αποτελεσματική επικοινωνία
• 3 Γίνοντας ένας μεγάλος αποτελεσματικός επικοινωνιακός
  • 3.1 Εκφράστε την εκτίμηση και τον έπαινο
  • 3.2 Σύνδεση με τους ακροατές σας
  • 3.3 Παραμείνετε θετικοί
  • 3.4 Εστίαση στο επιθυμητό αποτέλεσμα
  • 3.5 Δώστε και ζητήστε ανατροφοδότηση
  • 3.6 Υποθέστε τις καλύτερες προθέσεις
  • 3.7 Παρακολούθηση μετά την επικοινωνία σας
• 4 Αποτελεσματική γραπτή επικοινωνία
  • 4.1 Διατηρήστε ακριβείς σημειώσεις
  • 4.2 Προγραμματίστε τις απαντήσεις σας
  • 4.3 Διαβάστε και απαντήστε σε ολόκληρη την ανακοίνωση
  • 4.4 Ελέγξτε τις απαντήσεις για σωστή ορθογραφία και γραμματική
• 5 Εμπόδια στην αποτελεσματική επικοινωνία
  • 5.1 Σχετικές δημοσιεύσεις

Ορισμένες δεξιότητες διαπροσωπικής επικοινωνίας ισχύουν σε όλες τις περιπτώσεις. Άλλοι ισχύουν μόνο για την καριέρα σας ή για την προσωπική σας ζωή. Εάν αντιμετωπίζετε ένα από τα ακόλουθα προβλήματα στη δουλειά, πιθανότατα πρέπει να βελτιώσετε τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες.

• Βλάπτει τα συναισθήματα των άλλων
• Συχνά παρανοείται
• Προβλήματα όταν απαιτείται ομαδική εργασία
• Έλλειψη προόδου σταδιοδρομίας

Οι κακές δεξιότητες επικοινωνίας συχνά προκαλούν συζυγικά προβλήματα. Μπορεί να θέλετε να έχετε καλύτερες συνομιλίες στην κοινωνική σας ζωή ή να βελτιώσετε την ικανότητά σας να επικοινωνείτε στην εργασία. Όποια και αν είναι η αποτελεσματική επικοινωνία σας, οι ακόλουθες πληροφορίες θα σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε εάν έχετε αποτελεσματικές επικοινωνιακές δεξιότητες και να βελτιώσετε αυτές που καθορίζετε είναι αναποτελεσματικές.

Βασικές αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας

Είτε επικοινωνείτε μεμονωμένα είτε παρουσιάζετε ένα μήνυμα σε μια ομάδα, υπάρχουν ορισμένες βασικές αποτελεσματικές επικοινωνιακές δεξιότητες που ισχύουν σε κάθε περίπτωση ομιλίας. Δείτε ποιες από τις παρακάτω αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας έχετε ήδη και προσθέστε αυτές που σας λείπουν.

Σχεδιάστε και προετοιμάστε ό, τι πρόκειται να πείτε

Προγραμματίστε ομαδικές παρουσιάσεις και προσωπικές συνομιλίες εκ των προτέρων. Παρόλο που είναι επιθυμητή μια παρουσίαση που φαίνεται αυθόρμητη, έως ότου αναπτύξετε αυτήν την ικανότητα δεν υπάρχει τίποτα λάθος να βασιστείτε σε ένα σενάριο. Εάν η επιτόπια επικοινωνία είναι απαραίτητη, σταματήστε και αφιερώστε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε πριν μιλήσετε. Όταν ασχολείστε με την επικοινωνία, μιλήστε πάντα με ειλικρίνεια και ειλικρίνεια, καθώς θα κερδίσετε τον σεβασμό όσων σας ακούνε.

Σκεφτείτε τι μπορείτε να μοιραστείτε σε προσωπικές συνομιλίες. Οι αστείες ιστορίες λειτουργούν πάντα καλά, ειδικά εάν αφορούν κάτι που σας συνέβη πρόσφατα. Μείνετε μακριά από αμφιλεγόμενα θέματα - πολιτική, θρησκεία κ.λπ. - και βεβαιωθείτε ότι έχετε την ευκαιρία στο άλλο άτομο να μιλήσει. Οι ερωτήσεις λειτουργούν καλά, απλώς κρατήστε τις ελαφριές και σχετικά μη προσωπικές.

Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε μόνο λέξεις με τις οποίες είστε εξοικειωμένοι. Εάν γράφετε μια παρουσίαση, γραμματική και ορθογραφία ελέγξτε την πριν την παρουσιάσετε. Ο στόχος σας είναι να γίνει εύκολα κατανοητός από το κοινό σας.

Γνωρίστε το κοινό σας

Αυτό που λέτε και πώς το λέτε είναι πιο αποτελεσματικό εάν έχει σχεδιαστεί για το κοινό στο οποίο μιλάτε. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό τόνο και στυλ επικοινωνίας με την οικογένειά σας, το αφεντικό σας και τους συναδέλφους σας. Οι συνομιλίες είναι διαφορετικές με φίλους και αυτούς που δεν γνωρίζουμε. Οι αποτελεσματικοί επικοινωνιακοί ξέρουν πώς να κρατούν την προσοχή των ακροατών και να σέβονται την προοπτική τους όταν μιλούν.

Χρησιμοποιήστε αποτελεσματικά τη γλώσσα του σώματος

Ακόμα και όταν δεν μιλάτε, επικοινωνείτε συνεχώς με τη γλώσσα του σώματός σας. Εάν μάθετε να χρησιμοποιείτε τη γλώσσα του σώματος αποτελεσματικά και διαβάζετε τη γλώσσα του σώματος των άλλων, θα μπορείτε να επικοινωνείτε. Για παράδειγμα:

• Η έλλειψη επαφής με τα μάτια δείχνει απόσπαση της προσοχής ή έλλειψη ενδιαφέροντος.
• Το στεναγμό και το χασμουρητό είναι συνήθως σημάδια ψυχικής ή σωματικής κόπωσης ή πλήξης.
• Τα σταυρωμένα χέρια ή το πάτημα των ποδιών ή των δακτύλων υποδηλώνουν ότι εσείς ή ο ακροατής σας δεν συμμετέχει στη συνομιλία ή είναι θυμωμένος.

Αυτά τα μη λεκτικά σήματα υποδεικνύουν ότι εσείς ή ο ακροατής σας δεν είστε ανοιχτοί σε παραγωγική επικοινωνία.

Χρησιμοποιήστε τη γλώσσα του σώματός σας, όπως εκφράσεις του προσώπου, στάση και κίνηση του σώματος για να προσθέσετε στο περιεχόμενο του μηνύματός σας και να ενισχύσετε αυτό που λέτε. Απλά κουνώντας ή κουνώντας το κεφάλι σας μπορεί να προσθέσει νόημα στο περιεχόμενο. Επιπλέον, λάβετε υπόψη την ηλικία, τη συναισθηματική κατάσταση και το πολιτιστικό υπόβαθρο των ακροατών σας.

Ορίστε έναν καλό τόνο και ρυθμό ομιλίας

Χρησιμοποιήστε την κατάλληλη ένταση και τόνο για αποτελεσματική επικοινωνία. Μιλήστε αρκετά δυνατά όταν απευθύνεστε σε μια ομάδα για ακρόαση, αλλά χαμηλώστε την ένταση σε μια ιδιωτική συνομιλία. Ο τόνος της φωνής σας πρέπει επίσης να αντικατοπτρίζει το συναίσθημα. Ποτέ μην μιλάτε με μονότονο. Ο τόνος σας πρέπει να είναι διαφορετικός για διαφορετικές ηλικίες, μεγέθη ομάδων και θέματα επικοινωνίας.

Οι αποτελεσματικοί επικοινωνιακοί ξέρουν πώς να ρυθμίζουν το λόγο τους. Μιλήστε καθαρά, προφέροντας κάθε λέξη. Εάν πρέπει να το κάνετε, κάντε παύση για να συλλέξετε τις σκέψεις σας. Να θυμάστε ότι η σιωπή δεν είναι απαραίτητα κακό. θέλεις να έχεις τον έλεγχο όσων λες.

Πρακτική

Ο καλύτερος τρόπος για να βελτιώσετε τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες είναι να εξασκηθείτε. Επιλέξτε καταστάσεις χαμηλού κινδύνου για να εξασκήσετε τις δεξιότητες που μαθαίνετε μέχρι να νιώσετε άνετα με μια μεγαλύτερη ομάδα. Οι κοινωνικές καταστάσεις όπου δεν γνωρίζετε πολλοί συμμετέχοντες είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε. Παρακολουθήστε τις αντιδράσεις των ακροατών σας για να προσδιορίσετε πόσο καλά χρησιμοποιείτε αποτελεσματική επικοινωνία. Οι επόμενες ενότητες θα συζητήσουν τη σημασία των καλών δεξιοτήτων ακρόασης για αποτελεσματική επικοινωνία και θα μοιραστούν πώς να αναπτύξουν αυτές τις δεξιότητες.

Δεξιότητες ακρόασης για αποτελεσματική επικοινωνία

Οι αποτελεσματικοί επικοινωνιακοί συνειδητοποιούν ότι η συνομιλία περιλαμβάνει τόσο αποτελεσματική ομιλία όσο και ακρόαση. Μάθετε να ασχολείστε με αυτό που λέει ο ομιλητής αναπτύσσοντας τις ακόλουθες δεξιότητες

• Εστίαση πλήρως στο ηχείο.
• Κατανοήστε τα συναισθήματα που επικοινωνούν.
• Αναζητήστε μη λεκτικά στοιχεία - τόνος και ένταση της φωνής, γλώσσα του σώματος κ.λπ.
• Επωφεληθείτε από τις φυσικές σας ικανότητες:
• Ακούστε με το δεξί σας αυτί για να ενεργοποιήσετε την αριστερή πλευρά του εγκεφάλου σας, η οποία επεξεργάζεται συναισθηματική και ομιλία κατανόησης.
• Σταθείτε ευθεία με το πηγούνι σας προς τα κάτω για να πάρετε υψηλότερες συχνότητες ομιλίας.
• Γείρετε ή γείρετε το κεφάλι σας προς το ηχείο.
• Μην διακόψετε, αλλά περιμένετε έως ότου το άτομο που μιλάει τελειώσει με τη σκέψη του.
• Απαντήστε σε αυτό που λέγεται με νεύματα, χαμόγελα και σύντομα σχόλια, όπως, 'Αλήθεια;' «Βλέπω» κ.λπ.

Δεν χρειάζεται να συμφωνήσετε με όλα όσα λέει ένα άτομο. Πρέπει, ωστόσο, να δείξετε σεβασμό στις απόψεις των άλλων. Η ενεργή ακρόαση δεν περιλαμβάνει μόνο την προσοχή σε όσα λέγονται, αλλά και την κατάργηση κρίσεων και την αντικειμενική απάντηση στην επικοινωνία των άλλων. Τώρα θα δούμε πώς μια αποτελεσματική επικοινωνία ανταποκρίνεται και συνδέεται με άλλους.

Γίνοντας ένας μεγάλος αποτελεσματικός επικοινωνιακός

Οι εξαιρετικά επιτυχημένοι επικοινωνιακοί ξέρουν πώς να ανταποκρίνονται αποτελεσματικά στην επικοινωνία των άλλων. Κάτι τέτοιο βοηθάει κάποιον να δημιουργήσει έναν δεσμό, αν όχι με τον επικοινωνιακό, με το περιεχόμενο του μηνύματός του. Ο αληθινά αποτελεσματικός υπεύθυνος επικοινωνίας κάνει το επιπλέον βήμα, όχι μόνο αξιοποιώντας στο έπακρο κάθε συνομιλία στην οποία συμμετέχουν, αλλά και παρέχει στους ακροατές τους μια αξέχαστη εμπειρία. Οι ακόλουθες συμβουλές θα βοηθήσουν κάποιον να γίνει όχι μόνο αποτελεσματικός επικοινωνιακός, αλλά και υπέροχος!

Εκφράστε την εκτίμηση και τον έπαινο

Κάθε φορά που μιλάτε σε μια ομάδα ή συμμετέχετε σε μια μακρά συζήτηση, εκφράστε την εκτίμησή σας για το χρόνο που σας δίνει ο ακροατής. Επιπλέον, αναγνωρίστε, σχολιάστε ή συμπληρώστε όσα εισφέρει οι ακροατές σας. Κάτι τέτοιο βοηθά στην οικοδόμηση σχέσης, ένα σημαντικό χαρακτηριστικό της αποτελεσματικής επικοινωνίας.

Συνδεθείτε με τους ακροατές σας

Αυτή η ιδέα χρειάζεται να γνωρίσετε το κοινό σας σε ένα νέο και μεγαλύτερο επίπεδο. Ο χώρος της συνομιλίας ή της ομιλίας, το θέμα, ακόμη και η εμφάνιση των ακροατών σας μπορεί να παρέχει στοιχεία που σας επιτρέπουν να συνδεθείτε σε προσωπικό επίπεδο. Απλώς βεβαιωθείτε ότι αποφεύγετε αμφιλεγόμενα θέματα όπως η πολιτική και η θρησκεία.

Παραμείνετε θετικοί

Οι αποτελεσματικοί επικοινωνιακοί γνωρίζουν τη σημασία της παραμονής θετικών. Να το πράξουν:

• Αποφύγετε τον αρνητισμό ή τα παράπονα.
• Παρακολουθήστε τη γλώσσα για να βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιούνται κρίσιμες και επιθετικές λέξεις ή φράσεις.
• Εάν πρέπει να εκφράσετε δυσαρέσκεια ή ανησυχία, κάντε το με ευγενικά και ενθαρρυντικά λόγια - μια πρόκληση, αλλά πιθανή.

Εστίαση στο επιθυμητό αποτέλεσμα

Ένας αποτελεσματικός επικοινωνιακός ξέρει τι αποτέλεσμα θέλει να επιτύχει πριν αρχίσει να επικοινωνεί. Κάτι τέτοιο σας βοηθά να παραμείνετε στο θέμα και να αλλάξετε την κατεύθυνση της συνομιλίας, εάν είναι απαραίτητο. Καθορίστε τι θέλετε να ολοκληρώσετε προτού αρχίσετε να μιλάτε. Για παράδειγμα, είστε:

• Μεταφορά γεγονότων
• Απαιτείται επίλυση μιας σύγκρουσης
• Αναζητώντας συμβουλές
• Κοινωνικά δεσμός

Το αποτέλεσμα που θέλετε να επιτύχετε καθορίζει τη ροή και το περιεχόμενο της συνομιλίας.

Δώστε και ζητήστε σχόλια

Ζητώντας πληροφορίες και σχόλια συμβάλλει στην επιβεβαίωση της επιτυχημένης επικοινωνίας, ενημερώνοντάς σας ότι έχετε ακούσει και κατανοήσει. Χρησιμοποιήστε ερωτήσεις και φράσεις όπως:

• Έτσι, έχετε συμφωνήσει. . .
• Ακούγεται σαν να το λέτε. . .
• Τι εννοείς . . .;
• Σε καταλαβαίνω σωστά;

Η διευκρίνιση του ακροατή συνδέεται με αυτό που λέτε είναι επιτακτική για αποτελεσματική επικοινωνία. Μπορείτε επίσης να επαναλάβετε τις τελευταίες λέξεις του άλλου ατόμου για να παραμείνετε αφοσιωμένοι και να επιβεβαιώσετε ότι ακούτε.

Ας υποθέσουμε τις καλύτερες προθέσεις

Μερικές φορές είναι δύσκολο να προσδιοριστεί ο επιδιωκόμενος τόνος της επικοινωνίας κάποιου. Υποθέτοντας ότι οι ομιλητές και οι ακροατές έχουν καλές προθέσεις αποφεύγει τον θυμό και την εχθρότητα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό με τη γραπτή επικοινωνία, καθώς δεν μπορείτε να αξιολογήσετε μη λεκτικά στοιχεία. Εάν πιστεύετε ότι η επικοινωνία έχει σχεδιαστεί για να σας θυμίζει ή να σας ενοχλεί, είναι καλύτερο να απαντήσετε με κατανόηση και καλοσύνη. Εάν το επιθυμείτε, μπορείτε να ζητήσετε διευκρινίσεις σχετικά με το κίνητρο και την πρόθεση του ομιλητή της επικοινωνίας.

Παρακολούθηση μετά την επικοινωνία σας

Ένας μεγάλος επικοινωνιακός γνωρίζει τη σημασία της παρακολούθησης μετά από μια παρουσίαση ή μια συνομιλία. Στο τέλος οποιασδήποτε επικοινωνίας, διευκρινίστε τις μελλοντικές ενέργειες και τη λογοδοσία. Αυτό περιλαμβάνει:

• Αξιολόγηση των απαντήσεων
• Επιβεβαίωση προθεσμιών
• Αποσαφήνιση των ευθυνών
• Καθορισμός προσδοκιών

Τερματίστε τη συνομιλία σας εκφράζοντας εκτίμηση, με ένα χαμόγελο και μια λέξη καλοσύνης, εάν είναι σχετικό και κατάλληλο. Κάτι τέτοιο ανοίγει την πόρτα για αποτελεσματική επικοινωνία με τους ακροατές σας στο μέλλον.

Αποτελεσματική γραπτή επικοινωνία

Διατηρήστε ακριβείς σημειώσεις

Οι αποτελεσματικοί επικοινωνιακοί γνωρίζουν τους κινδύνους από τη μη καταγραφή των πραγμάτων. Ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη πιστεύετε ότι είναι η μνήμη σας, υπάρχει η δυνατότητα να ξεχάσετε σημαντικά σημεία αφού μιλήσετε ή ακούσετε άλλους. Εάν η σκέψη της χρήσης στυλό και χαρτιού σας κάνει να ζείτε, στείλτε μηνύματα κειμένου ή κρατήστε ηλεκτρονικές σημειώσεις. Θυμηθείτε να προσθέσετε την ημερομηνία της συνομιλίας και με ποιον ήταν.

Προγραμματίστε τις απαντήσεις σας

Απαντήστε το συντομότερο δυνατό σε μηνύματα κειμένου, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλέφωνο και γραπτά μηνύματα. Πολλοί άνθρωποι θεωρούν ότι είναι βολικό να αφιερώσετε μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας για να απαντήσετε σε όλες τις επικοινωνίες ταυτόχρονα. Άλλοι μπορεί να το κάνουν κάθε δύο έως τρεις ώρες. Επιλέξτε ένα πρόγραμμα που σας ταιριάζει και ακολουθήστε το. Κάτι τέτοιο καθιστά ευκολότερο για όσους επικοινωνείτε τακτικά να γνωρίζουν πότε να περιμένουν την απάντησή σας.

Διαβάστε και απαντήστε σε ολόκληρη την ανακοίνωση

Αποφύγετε την ανάγνωση ή την ακρόαση μόνο μέρους της επικοινωνίας, καθώς προκύπτουν παρερμηνείες και παρεξηγημένες απαντήσεις. Επιπλέον, απαιτείται επιπλέον χρόνος για την εκκαθάριση προβλημάτων που δημιουργούνται από την ανεπαρκή ανάγνωση γραπτής επικοινωνίας. Οι απαντήσεις σας πρέπει να είναι σαφείς, συνοπτικές και να αποτελούνται από αριθμημένες λίστες και κουκκίδες, ανάλογα με την περίπτωση. Μια σαφής κατανόηση που προέρχεται από μια ολοκληρωμένη ανάγνωση, μαζί με μια γρήγορη, σαφή, συνοπτική απάντηση αποφεύγει την παρανόηση και δεν φαίνεται επαγγελματική.

Ελέγξτε τις απαντήσεις για σωστή ορθογραφία και γραμματική

Όταν δημιουργείτε ένα γραπτό μήνυμα ή απάντηση, διαβάστε προσεκτικά τι έχετε γράψει, ελέγχοντας για ορθογραφικά και γραμματικά λάθη. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας κοινοποιεί με σαφήνεια αυτό που θέλετε να πείτε με ακρίβεια. Ένα κακώς γραμμένο έγγραφο δεν θα επιτύχει το στόχο σας να είστε αποτελεσματικός επικοινωνιακός.

Εμπόδια στην αποτελεσματική επικοινωνία

Υπάρχουν ορισμένα εμπόδια στην αποτελεσματική διαπροσωπική επικοινωνία που πρέπει να γνωρίζετε και να αποφύγετε. Σκέψου τα ακόλουθα:

• Αποσπάσεις της προσοχής . Βάλτε το κινητό σας. Εάν είναι απαραίτητο, μεταβείτε σε κάπου πιο αθόρυβο.
• Απαραίτητα συμπληρωτικά συνομιλίας . Το να λέτε 'um', 'ξέρετε' ή 'oh' κατ 'επανάληψη σε όλη τη συνομιλία καταστρέφει το ενδιαφέρον του ακροατή σας.
• Έλλειψη ενσυναίσθησης . Οι ακροατές μπορούν να καθορίσουν εάν δεν έχετε ενσυναίσθηση και τα λόγια σας χάνουν τη σημασία τους για αυτούς.
• Απώλεια αυτοέλεγχου . Εάν μέρος μιας συνομιλίας σας κάνει να θυμώνετε και δεν μπορείτε να διατηρήσετε τον αυτοέλεγχό σας, κάντε ένα διάλειμμα εάν είναι απαραίτητο για να ηρεμήσετε.
• Στρες . Τα συναισθήματα του στρες αναστέλλουν την αποτελεσματική επικοινωνία. Το άγχος μπορεί να είναι το αποτέλεσμα της νευρικότητας όταν παρουσιάζετε μπροστά σε μια μεγάλη ομάδα ή μιλάτε με ένα άτομο που δεν γνωρίζετε. Αναπνεύστε βαθιά, συλλέξτε τις σκέψεις σας και συνεχίστε όταν είστε χαλαροί.

Οι καλές δεξιότητες επικοινωνίας βοηθούν τόσο στην προσωπική όσο και στην επαγγελματική τους ζωή. Οι αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας βελτιώνουν τις ικανότητές σας να αλληλεπιδράτε πιο επαγγελματικά με άλλους. Τόσο οι λεκτικές όσο και οι γραπτές δεξιότητες επικοινωνίας μπορούν να μαθευτούν και να βελτιωθούν. Ακολουθώντας τις πληροφορίες και τις συμβουλές σε αυτό το άρθρο, θα βελτιώσετε τις γραπτές και ομιλούμενες προσωπικές σας δεξιότητες επικοινωνίας τόσο σε επιχειρηματικές όσο και σε κοινωνικές καταστάσεις. Το είναι δυνατόν να μάθετε πώς να επικοινωνείτε αποτελεσματικά.