Ένα οργανωμένο inbox μπορεί να είναι το κλειδί για την ευτυχία; Δείτε πώς να ταξινομήσετε το Gmail σας για το νέο έτος

Αυτό είναι ένα ψήφισμα από το οποίο μπορούμε όλοι να υποστηρίξουμε.

• Συντάκτης: Ρενέ Χάνλον
• Ημερομηνία ενημέρωσης:

Ενα από τα μεγαλύτερα Πρωτοχρονιάτικα ψηφίσματα οι άνθρωποι έχουν, εξάλλου να πάρει τη φόρμα ή απώλεια βάρους, είναι να πάρεις περισσότερα οργάνωσε . Βλέπουμε α νέος χρόνος ως ένα νέο ξεκίνημα όχι μόνο για να γίνουμε ακατάστατοι αλλά και να αποκτήσουμε κάποια δομή στη ζωή μας. Εξάλλου, το να είμαστε πιο οργανωμένοι μας κάνει πιο αποτελεσματικούς και το να είμαστε πιο αποτελεσματικοί μας βοηθά να κάνουμε περισσότερα και το να κάνουμε περισσότερα τείνει να μας κάνει πιο ευτυχισμένους – αντί να αναβάλλουμε τα πράγματα.

Ένας (μερικές φορές παραβλέπεται) τομέας που θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει λίγη διαχείριση είναι τα εισερχόμενα email μας. Λοιπόν, έχουμε όλες τις λεπτομέρειες πώς να οργανώσετε το Gmail ! Εάν το Gmail σας είναι μπερδεμένο με αναγνωσμένα και μη αναγνωσμένα email ή δεν μπορείτε ποτέ να βρείτε τα μηνύματα που αναζητάτε, ίσως θα θέλατε να μπορούσατε να κουμπώσετε τα δάχτυλά σας και—voilà!—να έχετε οργανωμένα εισερχόμενα. Αν και δεν θα είναι τόσο εύκολο, υπάρχουν μερικά πολύ απλά πράγματα που θα μπορούσατε να αρχίσετε να κάνετε για να περικόψετε και να τακτοποιήσετε τα εισερχόμενα.

Αν δεν έχετε εξετάσει ποτέ πραγματικά όλες τις οργανωτικές δυνατότητες μέσα στο Gmail, χάνετε μερικά πολύ χρήσιμα εργαλεία και πρακτικές. Υπάρχουν πράγματα όπως ετικέτες, φίλτρα και αστέρια που είναι βασικά ένα εικονικό σύστημα αρχειοθέτησης για τη διατήρηση της τάξης στα εισερχόμενά σας. Θα σας δείξουμε πώς να οργανώνετε το Gmail σας σχεδόν με το πάτημα ενός δαχτύλου, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε τη νέα χρονιά νιώθοντας πιο ήρεμοι και λιγότερο αγχωμένοι.

Σχετίζεται με: Οργανώστε το σπίτι σας (και ακατάστατο) με συμβουλές από τους γκουρού οργάνωσης επεξεργασίας στο σπίτι

Πώς να οργανώσετε το Gmail σας

Όταν όλα τα email σας βρίσκονται σε μια μεγάλη κυλιόμενη λίστα, μπορεί να είναι σχεδόν αδύνατο να κοιτάξετε αυτό το email που γνωρίζετε ότι λάβατε πριν από έναν μήνα. Μπορεί να προκαλέσει πολύ άγχος και απογοήτευση όταν δεν μπορείτε να βρείτε γρήγορα αυτό που ψάχνετε. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω εργαλεία για να ανακτήσετε τον έλεγχο των εισερχομένων σας.

Χρήση φακέλων στο Gmail

Η τοποθέτηση ετικετών στα email σας είναι ο νούμερο ένα καλύτερος τρόπος για να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας. Είναι σαν να βάζετε τα email σας σε μικρούς φακέλους αρχείων. Μπορείτε ακόμη και να δώσετε σε κάθε email πολλές ετικέτες—τοποθετώντας τις σε περισσότερους από έναν φακέλους. Για παράδειγμα, εάν σχεδιάζετε διακοπές με την καλή σας φίλη Τζέιν Σμιθ, μπορεί να θέλετε να επισημάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτήν με το όνομά της και την ετικέτα 'Διακοπές'. Στη συνέχεια, αυτό το ένα email θα μεταβεί και στους δύο φακέλους για μελλοντική αναφορά.

Σχετίζεται με: 100 Καλύτερες Πρωτοχρονιάτικες Προσφορές για το 2023

Πώς να δημιουργήσετε φακέλους στο Gmail

1. Στην αριστερή στήλη του Gmail σας, κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στο Ετικέτες + .
2. Κάντε κλικ Δημιουργία νέας ετικέτας .
3. Ονομάστε την ετικέτα σας.
4. Κάντε κλικ Δημιουργώ . Κατά τη δημιουργία της ετικέτας, έχετε επίσης τη δυνατότητα να τοποθετήσετε τη νέα ετικέτα κάτω από μια άλλη. Για παράδειγμα, μια κύρια ετικέτα θα μπορούσε να είναι η εργασία και κάθε ετικέτα ένθεσης θα μπορούσε να έχει έναν συγκεκριμένο τίτλο εργασίας.

Πώς να επισημαίνετε τα μηνύματα στα εισερχόμενά σας

1. Επιλέξτε ένα από τα email σας στο Gmail.
2. Στο επάνω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στο εικονίδιο Label.
3. Επιλέξτε μια ετικέτα από τη λίστα ή δημιουργήστε μια νέα. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ετικέτα ανά πάσα στιγμή από αυτό το εικονίδιο, ειδικά όταν εργάζεστε από το τηλέφωνό σας.
4. Θα λάβετε μια λίστα μηνυμάτων με αυτήν ακριβώς την ετικέτα.

Χρησιμοποιήστε φίλτρα email

Η εφαρμογή φίλτρων στα email σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για αυτόματη διοχέτευση των εισερχόμενων μηνυμάτων σε μια συγκεκριμένη ετικέτα. Μπορείτε επίσης να διαγράψετε αυτόματα το email ή να προσθέσετε αστέρι.

Πώς να δημιουργήσετε ένα φίλτρο

1. Στο πλαίσιο αναζήτησης στο επάνω μέρος της σελίδας, κάντε κλικ στο εικονίδιο επιλογών αναζήτησης στα δεξιά του πλαισίου αναζήτησης. Μοιάζει με μικρά βέλη που πηγαίνουν σε εναλλασσόμενες κατευθύνσεις.
2. Πληκτρολογήστε τα κριτήρια για το φίλτρο σας στο πλαίσιο φόρμας που εμφανίζεται.
3. Στο κάτω μέρος του αναδυόμενου πλαισίου, κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου . Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην αναζήτηση πρώτα για να δείτε ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζονται με τα κριτήριά σας για να βεβαιωθείτε ότι επιλέγει αυτό που θέλετε.

Σχετίζεται με: Οργανώστε το γραφείο του σπιτιού σας σαν επαγγελματίας

Δημιουργήστε μηνύματα με αστέρι

Τα αστέρια λειτουργούν σχεδόν σαν highlighter. Εάν λάβετε ένα email που είναι ιδιαίτερα σημαντικό, μπορείτε να του δώσετε ένα αστέρι για να βεβαιωθείτε ότι θα μπορείτε να το βρείτε εύκολα αργότερα. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι στα αριστερά του μηνύματος. Μόλις κάνετε κλικ, το αστέρι γίνεται κίτρινο.

Όχι μόνο το κίτρινο αστέρι θα διευκολύνει την εύρεση του συγκεκριμένου email κατά την κύλιση, αλλά θα προστεθεί αυτόματα στον φάκελο 'Με αστέρι', ο οποίος είναι μια κατηγορία κάτω από το φάκελο 'Εισερχόμενα' στην αριστερή πλευρά του Gmail σας.

Πρόσθετοι τρόποι για να οργανώσετε τα Εισερχόμενά σας στο Gmail

Οργανώστε τη σειρά των εισερχόμενων μηνυμάτων σας

Στις ρυθμίσεις του Gmail, που είναι το εικονίδιο με το γρανάζι στο επάνω μέρος της σελίδας, μπορείτε να προσαρμόσετε τη σειρά με την οποία θέλετε να εμφανίζονται τα email σας. Αντί για τα μηνύματα ταξινομημένα με βάση τα πιο πρόσφατα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο επάνω μέρος της σελίδας, θα μπορούσατε να τα ταξινομήσετε στην κορυφή κατά μη αναγνωσμένα, σημαντικά ή με αστέρι. Τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθορίζονται από την Google και βασίζονται σε άτομα στα οποία στέλνετε συχνά μηνύματα ή στα οποία απαντάτε.

Αρχειοθέτηση email

Πολλές φορές, δεν διαγράφουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την περίπτωση που μπορεί να τα χρειαστούμε αργότερα, όσο απίθανο κι αν είναι αυτό. Αντί να κρατάτε αυτά τα μηνύματα ανοιχτά για μεγάλο χρονικό διάστημα, αρχειοθετήστε τα. Η αρχειοθέτηση αφαιρεί τα εισερχόμενά σας, αλλά τα τοποθετεί σε έναν φάκελο αρχειοθέτησης αντί να τα διαγράφει οριστικά. Εάν χρειάζεστε ξανά το email, μπορείτε είτε να κάνετε αναζήτηση στο φάκελο αρχειοθέτησης είτε να κάνετε αναζήτηση στο Gmail και θα ανασυρθεί από το φάκελο αρχειοθέτησης.

Προσθέστε χρώμα στις ετικέτες

Για επιπλέον οπτική βοήθεια, μπορείτε να προσθέσετε χρώμα στο εικονίδιο της ετικέτας. Απλώς τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από το όνομα της ετικέτας στην αριστερή στήλη της λίστας email σας. Θα δείτε τρεις τελείες στις οποίες πρέπει να κάνετε κλικ. Στη συνέχεια, επιλέξτε το χρώμα για την ετικέτα. Χρησιμοποιώντας διαφορετικά χρώματα για διαφορετικούς φακέλους/ετικέτες, θα μπορείτε να αισθάνεστε ακόμα πιο οργανωμένοι.

Επόμενο: Ενόψει της Ημέρας Φορολογίας, Οργανωθείτε με Εκτυπώσιμες Φόρμες Ελέγχου Φορολογικών Καταστάσεων εδώ

---