Όλοι χρησιμοποιούμε τον όρο, αλλά τι σημαίνει ακριβώς το RSVP; Επιπλέον, η σωστή εθιμοτυπία για την ανταπόκριση σε μια πρόσκληση

Η έννοια του RSVP, καθώς και οι συμβουλές RSVP που υποστηρίζονται από ειδικούς.

• Συγγραφέας: Μισέλ Πάρκερτον
• Ημερομηνία ενημέρωσης:

Εάν έχετε ποτέ διοργανώσει ένα πάρτι ή έχετε προσκληθεί σε ένα, τότε είστε εξοικειωμένοι με αυτά τα τέσσερα γράμματα: RSVP. Μπορείτε όμως να εξηγήσετε τι σημαίνει RSVP σε μια πρόσκληση; Γνωρίζετε τι θεωρείται «καλοί τρόποι» όταν πρόκειται να στείλετε μια απάντηση σε μια πρόσκληση;

Με την αφθονία των γάμους , αποφοίτηση, επέτειοι, συνταξιοδοτήσεις, γενέθλια, επανασύνδεση, ντους, δείπνα βραβείων και κάθε άλλο είδος πάρτι που μπορεί να φανταστεί κανείς, μπορεί να είναι δύσκολο να πλοηγηθείτε στις λεπτομέρειες της ανταπόκρισης σε μια πρόσκληση. Πώς ξέρετε αν μπορείτε να φέρετε έναν καλεσμένο στο πάρτι; Είναι εντάξει να αλλάξετε την απάντησή σας αφού στείλετε το RSVP σας;

Για να λάβουμε απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις σχετικά με την εθιμοτυπία της πρόσκλησης και πολλά άλλα, συζητήσαμε μαζί τους Κάρεν Γκράχαμ , επικεφαλής μάρκετινγκ στο Αποφύγει, η κορυφαία πλατφόρμα ψηφιακών προσκλήσεων στον κόσμο για περισσότερα από 24 χρόνια. Λάβετε υπόψη αυτές τις συμβουλές την επόμενη φορά που κάποιος θα ζητήσει την τιμή της παρουσίας σας και σίγουρα θα είστε ο τέλειος καλεσμένος!

Τι σημαίνει RSVP;

Ο όρος RSVP είναι ένα αρκτικόλεξο για το γαλλική γλώσσα φράση ' Απάντησε παρακαλώ σας παρακαλούμε .» Μεταφρασμένο στα αγγλικά, το ρητό σημαίνει «Απαντήστε, αν θέλετε». Εάν ο οικοδεσπότης έχει συμπεριλάβει RSVP σε μια πρόσκληση, αυτό σημαίνει ότι περιμένει από τους επισκέπτες να απαντήσουν και να υποδείξουν εάν σκοπεύουν να παρευρεθούν στο πάρτι ή όχι. Μερικές φορές, μια πρόσκληση θα λέει 'RSVP, Regrets Only' που σημαίνει ότι ο οικοδεσπότης θα υποθέσει ότι όλοι οι προσκεκλημένοι θα είναι παρόντες στη συγκέντρωση, εκτός εάν ζητήσουν να απορρίψουν την προσφορά.

Σε τι χρησιμεύει το RSVP;

Σύμφωνα με τον Graham, ένα RSVP υπερβαίνει κατά πολύ το πλήθος να είναι σε θέση να παρακολουθεί τη λίστα των καλεσμένων. «Τους επιτρέπει να ξέρουν πώς να προγραμματίζουν για φαγητό, ποτά, προμήθειες και ακόμη και καθίσματα», εξηγεί. 'Είναι επίσης η ευκαιρία σας να τους ενημερώσετε πόσα άτομα θα συμμετάσχουν μαζί σας εάν αυτό είναι μια επιλογή, και εάν υπάρχουν ενημερώσεις σχετικά με το τέλος του οικοδεσπότη, ποιον να ειδοποιήσει.'

Μια ερώτηση που έχουν πολλοί άνθρωποι όταν λαμβάνουν μια επίσημη πρόσκληση σε έναν γάμο είναι αν καλούνται να φέρουν ένα «συν ένα» στο πάρτι. Ο καλύτερος τρόπος για να το προσδιορίσετε είναι να κοιτάξετε τον φάκελο της πρόσκλησης. Οι πολύ επίσημες προσκλήσεις θα περιλαμβάνουν έναν εσωτερικό και έναν εξωτερικό φάκελο — και ο εσωτερικός φάκελος θα πρέπει να αναφέρει ξεκάθαρα όλους όσους είναι προσκεκλημένοι στην εκδήλωση. Εδώ θα αναφέρονται τα ονόματα των ανήλικων παιδιών σας, εάν είναι στη λίστα προσκεκλημένων, για παράδειγμα, ή εάν η πρόσκληση παρατείνεται για έναν μόνο επισκέπτη να φέρει ένα συν-ένα. Από την άλλη πλευρά, οι πιο σύγχρονες προσκλήσεις, καθώς και οι διαδικτυακές προσκλήσεις, δεν έχουν δεύτερο, εσωτερικό φάκελο. Σε αυτήν την περίπτωση, όλοι οι προσκεκλημένοι (συμπεριλαμβανομένου του εάν επιτρέπεται ένα συν ένα) θα πρέπει να αναφέρονται με σαφήνεια στον μοναδικό φάκελο ή στο email.

Γιατί είναι σημαντικό να απαντήσετε σε ένα RSVP

Αν έχετε σχεδιάσει ποτέ ένα πάρτι, τότε ξέρετε ότι μια επιτυχημένη γιορτή, ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλη ή μικρή, δεν είναι κάτι που μπορείτε να κάνετε μαζί μόλις πέντε λεπτά. 'Τα πάρτι δεν γίνονται απλά - χρειάζονται μεγάλη σκέψη και προγραμματισμό από την πλευρά του οικοδεσπότη', σημειώνει ο Graham. 'Ακόμα και μια περιστασιακή συνάντηση περιλαμβάνει τον υπολογισμό του πόσα αναψυκτικά θα αγοράσουν, επομένως οι οικοδεσπότες πρέπει να γνωρίζουν πόσα άτομα να περιμένουν να προγραμματίσουν ανάλογα.'

Ίσως το πιο σημαντικό, προσθέτει ο Graham, είναι κοινή ευγένεια να αναγνωρίζεις μια πρόσκληση. «Είναι απλά ευγενικό! Εάν κάποιος σας προσκαλεί να συμμετάσχετε στη γιορτή του, απαντώντας του θα τον ενημερώσετε πόσο εκτιμάτε τη χειρονομία του, ανεξάρτητα από το αν μπορείτε ή όχι να τα καταφέρετε».

Σχετίζεται με: Τι σημαίνει Κοκτέιλ Ενδυμασία;

Πώς να απαντήσετε σε μια πρόσκληση

Λάβατε λοιπόν μια πρόσκληση για ένα πάρτι ή έναν γάμο και ανυπομονείτε να παρευρεθείτε! Τώρα, πώς απαντάτε στον καλεσμένο; Μια επίσημη πρόσκληση —όπως ένας γάμος, για παράδειγμα— θα περιλαμβάνει μια μικρότερη κάρτα απάντησης και έναν φάκελο στον φάκελο. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε απλώς να συμπληρώσετε την εσωκλειόμενη κάρτα, υποδεικνύοντας στην κατάλληλη γραμμή εάν αποδέχεστε την πρόσκληση ή πρέπει να την απορρίψετε και να την ταχυδρομήσετε πίσω στον οικοδεσπότη στον παρεχόμενο φάκελο. 'Αν ο οικοδεσπότης σας στείλει μια έντυπη πρόσκληση και σας δώσει μια κάρτα απάντησης, voilà, χρησιμοποιήστε την!' λέει ο Γκράχαμ.

Είναι πιο πιθανό, ωστόσο, οι περισσότερες προσκλήσεις που λαμβάνετε να αφορούν ανεπίσημες υποθέσεις, όπως α γενέθλια κόμμα, ντους μωρών ή εταιρική εκδήλωση. Αλλά είναι εξίσου σημαντικό να απαντήσετε σε αυτές τις εκδηλώσεις όσο και σε ένα προσκλητήριο γάμου. «Μπορεί να μην περιλαμβάνεται κάρτα, ειδικά για πιο περιστασιακά γεγονότα, αλλά ο οικοδεσπότης συνήθως σημειώνει σε ποιον να απαντήσει μαζί με τη μέθοδο επικοινωνίας που προτιμά», εξηγεί ο Graham. 'Εάν δεν παρέχεται, μια κλήση, ένα email (βεβαιωθείτε ότι η γραμμή θέματός σας είναι καθαρή), μια χειρόγραφη σημείωση ή ακόμα και ένα κείμενο είναι αποδεκτά.'

Ψηφιακές προσκλήσεις έχουν αυξηθεί σε δημοτικότητα, ακόμη και για επίσημες υποθέσεις όπως οι γάμοι. Όχι μόνο είναι οικονομικά (λαμβάνοντας υπόψη την τιμή των ταχυδρομικών τελών αυτές τις μέρες), αλλά και οι προσκλήσεις χωρίς χαρτί είναι και φιλικές προς το περιβάλλον. Και ναι, εξακολουθούν να απαιτούν ένα RSVP! Εάν σας σταλεί μια πρόσκληση μέσω ενός ιστότοπου μέσων κοινωνικής δικτύωσης, όπως μια εκδήλωση στο Facebook, τότε μπορείτε εύκολα να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε χρησιμοποιώντας την αντίστοιχη επιλογή στην αναπτυσσόμενη γραμμή. Και οι ψηφιακές πλατφόρμες πρόσκλησης όπως το Evite διευκολύνουν την εύκολη απάντηση στον οικοδεσπότη. «Εάν ο οικοδεσπότης σας χρησιμοποιεί το Evite, μόλις ανοίξετε την πρόσκλησή σας, θα δείτε αμέσως πού να απαντήσετε. Και αν δεν είστε έτοιμοι να απαντήσετε αμέσως, είναι εύκολο να επιστρέψετε και να απαντήσετε αργότερα», εξηγεί ο Graham. «Το σημαντικό είναι να απαντήσεις. Ωστόσο, αν πρόκειται για πάρτι έκπληξη, φροντίστε να απαντήσετε στο σωστό άτομο!»

Σχετίζεται με: Πώς να Διευθυνθείτε σωστά σε έναν Φάκελο

Πόσο καιρό πρέπει να περιμένετε πριν απαντήσετε;

Ο μόνος αυστηρός κανόνας σχετικά με το πόσο χρόνο θα πρέπει να αφήσετε να περάσει πριν στείλετε την απάντησή σας είναι να τηρείτε την ημερομηνία που ορίζεται από τον οικοδεσπότη. «Ένας γάμος περιλαμβάνει μεγάλο προγραμματισμό και έξοδα, ενώ μια βραδιά παιχνιδιού είναι πιο εύκολο να συνταχθεί, επομένως είναι πιο ευέλικτο. Εάν ο οικοδεσπότης σας ζητήσει απάντηση μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία, απαντήστε μέχρι τότε», προτείνει ο Graham. 'Εάν ο οικοδεσπότης σας δεν παρέχει μια ημερομηνία RSVP, η απάντηση αμέσως ή εντός λίγων ημερών από τη λήψη της πρόσκλησης θεωρείται καλή εθιμοτυπία.'

Αλλά μερικές φορές ΖΩΗ παρεμποδίζει και τα πράγματα στη ολοένα αυξανόμενη λίστα υποχρεώσεών μας ξεφεύγουν από εμάς—σαν να χάνουμε μια προθεσμία RSVP! «Επικοινωνήστε με τον οικοδεσπότη σας ζητώντας τη συγγνώμη σας και ρωτήστε εάν είναι ακόμα δυνατό να συμμετάσχετε στην εκδήλωσή του», συνιστά ο Graham. «Μπορεί να είναι πολύ αργά για να σας φιλοξενήσουν, ειδικά για μεγαλύτερες ή πιο επίσημες εκδηλώσεις, αλλά μπορεί να έχουν επηρεάσει τον επιπλέον χρόνο απόκρισης για όσους καθυστερούν να απαντήσουν».

Σχετίζεται με: Συμβουλές προγραμματισμού γάμου για νύφες με προϋπολογισμό

Είναι εντάξει να ακυρώσετε ή να αλλάξετε ένα RSVP;

Είτε πρόκειται για ένα παιδικό πάρτι γενεθλίων σε ένα κλειστό πάρκο με τραμπολίνο είτε για μια φανταχτερή σχέση με μαύρη γραβάτα, χρειάζεται χρόνος, προσπάθεια και χρήματα για να προγραμματίσετε μια εκδήλωση. Το φαγητό πρέπει να προγραμματίζεται κατάλληλα για εύνοιες για κάθε επισκέπτη που έχει παραγγείλει και μερικές φορές η πληρωμή πρέπει να γίνει νωρίτερα, με βάση τον αναμενόμενο αριθμό ατόμων της εκδήλωσης. Δεν είναι ιδανικό να απαρνηθείτε αφού έχετε επιβεβαιώσει ότι θα παρευρεθείτε σε μια εκδήλωση, αλλά μερικές φορές θα προκύψουν έκτακτες ανάγκες και ασθένειες που θα σας απαιτήσουν να αλλάξετε τα σχέδιά σας.

Εάν συμβεί αυτό, φροντίστε να επικοινωνήσετε με τον οικοδεσπότη και να εξηγήσετε την επιπλοκή όσο το δυνατόν πιο διακριτικά και το συντομότερο δυνατό. «Ενώ πρέπει πάντα να στοχεύετε η αρχική σας απάντηση να είναι η τελική σας, η ζωή συμβαίνει», αναγνωρίζει ο Graham. «Εάν δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια εκδήλωση στην οποία απαντούσατε ναι, ενημερώστε τον οικοδεσπότη σας το συντομότερο δυνατόν και ζητήστε συγγνώμη για την αλλαγή της τελευταίας στιγμής. Είναι μια ταλαιπωρία για αυτούς, ειδικά για γάμους και άλλες σημαντικές εκδηλώσεις, αλλά είναι άνθρωποι και γνωρίζουν ότι μπορεί να συμβούν απροσδόκητα πράγματα. Απλώς φροντίστε να τους ενημερώσετε το συντομότερο δυνατό, ώστε να μπορούν να κάνουν τις απαραίτητες αλλαγές στα σχέδιά τους».

Όσο αδιάφορο κι αν είναι να μην εμφανιστείτε σε μια εκδήλωση που είχατε ήδη υποσχεθεί ότι θα παρευρεθείτε, είναι επίσης αγενές να εμφανιστείτε απλώς αφού είχατε προηγουμένως απορρίψει μια πρόσκληση. «Εάν ελπίζετε να αλλάξετε την απάντησή σας «όχι» σε «ναι», απευθυνθείτε στον οικοδεσπότη σας για να επιβεβαιώσετε ότι μπορεί ακόμα να σας φιλοξενήσει», συμβουλεύει ο Graham. «Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να μην μπορούν, επομένως είναι καλύτερο να το ελέγξετε πρώτα για να αποφύγετε οποιαδήποτε αδεξιότητα».

«Μακροπρόθεσμα», καταλήγει, «γίνε ο καλεσμένος που θα ήθελες να φιλοξενήσεις!»

Στη συνέχεια, λάβετε μερικές συμβουλές για το πώς να το κάνετε σχεδιάστε το τέλειο παιδικό πάρτι γενεθλίων !

---